يعرّف أهل اللغة اللقب بأنه "اسم وضع بعد الاسم الأول للتعريف أو التشريف أو التحقير، والأخير منهي عنه " وقيل: " اللقب النبز:اسم غير مسمى به والجمع ألقاب " وفي القرآن الكريم (.. ولا تلمزوا أنفسكم ولا تنابزوا بالألقاب.. ) (الآية 11من سورة الحجرات). وقد يجعل لقب السوء علما من غير نبز مثل الأخفش والجاحظ، واللقب ما أشعر بمدح أو ذم. ويقتصر استخدام الألقاب الآن على المدح دون غيره. ويلاحظ أن تفاوت مراتب الناس يجعل التخاطب بينهم يتطلب قدرا كبيرا من الاهتمام بحيث لا تبسط في التخاطب بين رفيع الشأن ومن هو دونه، وبين الرئيس والمرؤوس بل وبين الغني والفقير أحيانا، كما أن للقب أهميته في التعريف بدرجة أو منزلة صاحبه، لغايات مخاطبة كل شخص شفهيا أوكتابيا. ومن الألقاب ماهو علمي كالأستاذ professor، ومنها ما هو دلالة على الاحترام كالسيد Mr.. تتفاوت المجتمعات في مدى استخدامها للألقاب ولألفاظ التخاطب الخاصة، فالمجتمعات الغربية اختارت لفظ السيد Mr. ويتبعها اسم العائلة وتسري هذه الحال في المجتمع الأمريكي ابتداء من رئيس الجمهورية وانتهاء بالمواطن العادي ورجل الشارع، أما في المجتمع البريطاني فهناك حملة الألقاب مثل Sir, Lord وغيرهما، وقد حرص العثمانيون إبان حكمهم للوطن العربي زهاء 400 عام على استخدام الألقاب، حيث حددت مناصب حامليها، كما وصلت في بعض البلدان التي حكمها العثمانيون ان كانت الألقاب تباع وتشترى، وقد ألغت بعض الدول العربية الألقاب رسميا لكن تداولها لا زال قائما على صعيد التداول الشعبي دون الرسمي.
كتابة فحوى الموضوع بطريقة جيدة مع مراعاة القواعد اللغوية، وعلامات الترقيم، واستخدام الألفاظ السهلة التي لا تحتمل وجهين للتأويل، بحيث تكون الرسالة واضحة المعنى ومباشرة. 12 – ذكر الهدف من خطابك يكتب في نهاية الخطاب مثل (نرجو المتابعة) ، أو (برجاء تكليف من يلزم)... إلخ. 13- اختتام الخطاب بعبارة مثل (وتفضلوا بقبول الاحترام والتقدير) أو(خالص التحيات) أو ( الله الموفق). 14- التوقيع يجب أن يكون إما بالحبر الأزرق أو الأسود، ومن الممكن أن يسبق الاسم باللقب. 15- يمكن إضافة بعض المعلومات الضرورية في هامش الخطاب. 16- تجنّب وضع أي أشكال أو رسومات تعبيرية من المنتشرة على وسائل التواصل الاجتماعي في الخطابات الرسمية.
4- كتابة التاريخ تحت العنوان بمسافة مناسبة، أمّا إن اضطرّ المرسل إلى إرساله بالبريد الإلكتروني فلا داع لكتابة التاريخ، لأنّه سيضاف تلقائياً. 5- كتابة اسم الشخص المرسل إليه، أو اسم الجهة المرسل إليها، مع ذكر اللقب في حال كان المرسل إليه شخصاً. تضاف الألقاب العلمية قبل الإسم لحاملي المؤهلات العلمية العليا والعملية مثل لقب " الدكتور - المهندس.. الخبير.. المستشار - المحاسب.. الخ ". وتضاف للعسكريين قبل الاسم / الألقاب و الرتب حسب آخر رتبة عسكرية. 6- البدء بالتحيّة: مثل: (تحية طيبة) 7- إذا كان المرسل إليه شخصية اعتبارية، يُبدأ الخطاب بعبارة (إلى من يهمّه الأمر). 8- أما إن كان جنس مستقبل الرسالة معلوماً إلى جانب كونه من الشخصيات الاعتبارية فإن الرسالة تُبدأ بـ(السادة المحترمون) أوبـ (السيدات الفاضلات)، مع ضرورة الانتباه أثناء كتابة هذه الرسالة والتأكد إلى أقصى درجة من المستقبل، فهذه أمور في غاية الحساسية. 9- أما في حال كان الشخص معروفاً للمُرسِل فإن الخطاب يبدأ بـ (السيد المحترم) أو (السيدة المحترمة) -على سبيل المثال-. 10- يجب استعمال الألقاب بدرجة رئيسية قبل إدراج الاسم. (الأستاذة – الأستاذ – الدكتورة – الدكتور) 11- متن الموضوع: الدخول في الموضوع مباشرة.
لقب خادم الحرمين – جرى إطلاق ذلك اللقب على القائدين المسلمين منذ زمن الأيوبيين، واستمر واعتبر أحد الألقاب التي اقترنت بالملوك حتى ختام العصر العثماني، وأول من حمل ذلك اللقب هو القائد صلاح الدين الأيوبي، حيث قام من خلاله ببسط سلطته على العالم الإسلامي، أما في العصر المملوكي جرى تلقيب الأشرف أبو نصر برسباي بذلك اللقب، وفي العصر العثماني جرى تلقيب السلطان سليم الأول بذلك اللقب. – وفي المملكة العربية السعودية أول من قام بإطلاق ذلك اللقب على ذاته هو الملك فيصل، ولكنه لم يرغب أن ينادى به، فعندما قدمت الكسوة الخاصة بالكعبة في مدة حكمه، اكتفى بالكتابة عليها أنه جرى منحها في عهد خادم الحرمين الشريفين من غير قال الاسم، وجاء من بعده الملك خالد كذلك الذي انتهج نهجه ولم يرغب في استعمال اللقب. – وعندما أتى الملك فهد بن عبد العزيز آل سعود والذي باشر الحكم منذ عام 1402هـ الذي يوافق 1982م، وحتى 1426هـ الذي يوافق 2005م لقب بذلك اللقب، وبعد موته إستلم الملك عبد الله بن عبد العزيز آل سعود الحكم منذ عام 1426هـ الذي يوافق 2005م، وحتى 1436هـ الذي يوافق 2015م ، وجرى تلقيبه بذلك اللقب، أما ثالث ملك حاذ على هذا اللقب عقب الملكين فهد وعبد الله هو الملك سلمان بن عبد العزيز آل سعود والذي باشر الحكم في 1436هـ حتى الآن.
والسعد: اليمن وهو نقيض النحس، والسعادة خلاف الشقاوة، والسعيد نقيض الشقي. سماحة وهو لفظ يخاطب ويشار به لعلماء الدين الإسلامي من ذوي المناصب الرفيعة كالمفتي، وربما يخاطب به وزير الأوقاف الإسلامية وكذلك قاضي القضاة. ومن ذلك القول: سماحة وزير الأوقاف، وسماحة مفتي البلاد، وسماحة قاضي القضاة. والسماح والسماحة: الجود، ويقال: سمح وأسمح إذا جاد وأعطى عن كرم وسخاء، أما المسامحة فهي المساهلة. فضيلة / فاضل وهو لفظ يخاطب ويشار به لعلماء الدين الإسلامي من ذوي المناصب العالية كالقضاة، بل ويخاطب ويشار به لمفتي الدولة في بعض الأقطار العربية. ويقال: فضيلة الشيخ، أو فضيلة العالم فلان. والفضيلة: الدرجة الرفيعة في الفضل، والفضل ضد النقص والنقيصة، ويقال: رجل فاضل: ذو فضل. قداسة وهو لفظ يخاطب ويشار به للبابا وهو أعلى مركز لرجال الدين في المسيحية. ومن ذلك القول: قداسة البابا فلان. والتقديس: تنزيه الله عز وجل، والتقديس: التطهير، والقدس: الطهر. غبطة وهو لفظ يخاطب ويشار به لرتبة معينة رفيعة من رجال الدين المسيحي هي البطاركة، ومن ذلك القول: غبطة البطريرك. ويقال: الغبطة حسن الحال والنعمة والسرور. نيافة وهو لفظ يخاطب ويشار به لرتبة معينة رفيعة من رجال الدين المسيحي هي المطارنة، ومن ذلك القول: نيافة المطران.